Biuro zaprojektowane zgodnie z zasadami strategii środowiska pracy nie musi mieć hot-desków, stref relaksu z huśtawkami, specjalnych salek konferencyjnych czy ekologicznego mchu na ścianach. Nowoczesne biuro to takie, które jest dostosowane do specyfiki i potrzeb danej organizacji. Strategia Środowiska Pracy to złożona i dobrze przemyślana koncepcja, a nie gotowy schemat, oferujący modne i efektowne rozwiązania.
Strategia Środowiska Pracy nie zajmuje się budową wizji i misji organizacji. Wręcz odwrotnie. To właśnie ona stanowi podstawę do opracowania optymalnego modelu środowiska pracy, który będzie odzwierciedlał wartości i cele firmy na okres wynajmu biura.
Celem strategii jest przygotowanie funkcjonalnego projektu biura, który będzie pomagał realizować cele biznesowe firmy oraz kształtował nowe postawy i przyzwyczajenia pracowników. Dlatego w proces Strategii Środowiska Pracy zaangażowani są m.in. socjolodzy, antropolodzy czy nawet psycholodzy. Projekt takiego biura będzie dopiero stanowił podstawę dla architekta do zaprojektowania powierzchni.
Sama przeprowadzka do nowego biura nie oznacza, że ludzie automatycznie zmienią swoje zachowania, styl pracy, przyzwyczajenia i sposoby komunikacji. Niezwykle istotne jest zapoznanie pracowników z nowym środowiskiem oraz nauczenie ich, jak powinni z niego korzystać.
Komunikacja wewnętrzna pełni kluczową rolę w procesie każdej zmiany. Głównym problemem jest zwykle niska świadomość zarówno u menedżerów, jak i pozostałych pracowników, że zmiana dotyczy wszystkich i wszyscy muszą być zaangażowani w jej przygotowanie i wdrożenie. O zamiarze wprowadzania zmian warto informować jeszcze przed rozpoczęciem procesu. Jasny i klarowny przekaz likwiduje poczucie niepewności, eliminuje obawy i pozwala uniknąć powstawaniu plotek, które często stają się przyczyną konfliktów i nieporozumień.
Koncepcja „workplace strategy” doskonale odzwierciedla obecne podejście organizacji do środowiska pracy jako strategicznego narzędzia biznesowego. Przestrzenie biurowe służą nie tylko zaspokojeniu potrzeb związanych z działalnością operacyjną, lecz także pomagają zwiększyć rentowność, poprawić wizerunek firmy i pozyskać najbardziej utalentowanych pracowników.