Najpierw zrobimy, później przemyślimy…?

Finalny projekt biura powinien być wynikiem kolejno następujących po sobie etapów. To często długi, logiczny proces, którego efekty widać dopiero w jednej z ostatnich kilkumiesięcznych faz. Działanie wg zasady „najpierw zróbmy, a potem się pomyśli” czyli oczekiwanie, że już na początku współpracy przygotujemy gotowy projekt czy wizualizację, jest niestety częstym zjawiskiem.
Finalny projekt biura wymaga najpierw analizy środowiska pracy, zebrania wytycznych, porozumienia ze wszystkimi działami, HR i IT oraz wzięcia pod uwagę potrzeb wszystkich zainteresowanych, nie tworząc przy tym listy życzeń. Każda, nawet najdrobniejsza zmiana w projekcie, niesie za sobą kolejną. Często na tyle dużą, że trzeba przerysować cały projekt. Dlatego praca architekta, który najpierw musi wykonać projekt, a później nanosi zmiany, nie ma większego sensu i nie przynosi zamierzonych efektów, a jedynie wydłuża czas realizacji. Ten argument dla wielu zleceniodawców nie jest jednak wystarczający. Często objaśnienie kolejności całego procesu i propozycji jego realizacji nie zmieniają zdania klienta, który nadal wymaga projektu w początkowej fazie współpracy. Wiąże się to z syzyfową pracą architekta, która w konsekwencji sprowadza się do działań: tutaj popraw, tam zmień, coś odejmij i coś dodaj. I cały projekt wywraca się do góry nogami.
Ja osobiście popieram celowe i sensowne zmiany, nanoszenie poprawek i ulepszeń, jestem zwolennikiem pracy w metodologii Design Thinking®, gdzie bardzo istotny jest feedback i ciągłe doskonalenie prowadzące do ostatecznego projektu. Zgadzam się z tym, że finalny projekt biura wcale nie musi być idealny. W końcu biuro będzie się zmieniało od pierwszego dnia, gdy zaczną pracować jego użytkownicy. Tutaj trzeba podkreślić kilka rzeczy: należy wiedzieć, dlaczego wygląda ono tak, a nie inaczej i skąd wynikają naniesione zmiany. Najczęściej stoi za tym dogłębna analiza, bardzo dokładne wytyczne opracowane przez strategów środowiska pracy oraz wiedza i doświadczenie architekta.
Znacznie łatwiej jest zrozumieć efekt prac, gdy śledzi się każdy krok prowadzący do jego finału. Dlatego zamiast wymagania projektu biura już na samym początku i nanoszenia kolejnych poprawek, zastanówmy się nad fundamentem. Prześledźmy proces etap po etapie, a łatwiej będzie zrozumieć wygląd biura i celowość takiego, a nie innego rozmieszczenia działów czy elementów wspierających pracowników. Nie oszukujmy się, że projekt biura, wraz z analizą i innymi elementami całego procesu, zrobimy w miesiąc. Najpierw pomyślmy, później zróbmy.

Autor:
Wojciech Krupa
Partner zarządzający | SMART M2

Warszawa, 19 lutego 2019