Sam wiem lepiej: „Skoro zaprojektowałem i wyposażyłem dom, to zaprojektuję i biuro!”

Kuchnia na rogu, bo tak mam w domu. A pokoje do pracy w skupieniu? Jakie pokoje? W skupieniu? Duża sala wystarczy. Niech się w ogóle cieszą, że mają gdzie pracować. I zaczyna się żonglowanie. Ten dział przestawimy tutaj, a ten tam. A może to nie najlepszy pomysł? Chyba jednak warto wrócić do poprzedniego ustawienia. A architekt wciąż nanosi kolejne zmiany, które ostatecznie sprawiają, że wracamy do pierwotnego układu. Przekonanie osoby decyzyjnej w firmie lub odpowiedzialnej za projekt nowego biura do tego, aby skorzystać z pomocy zewnętrznego doradcy, to jednak często walka z wiatrakami. Zdarza się, że możemy nawet usłyszeć: „skoro zaprojektowałem swój dom, to dlaczego nie mógłbym zaprojektować biura”?
Co wtedy robić? Zawsze zachęcam, aby prowadzący projekt lub sam prezes zaangażowali się w analizę, a później w projektowanie samego biura, uwzględniając zwłaszcza cele strategiczne firmy. Na początku każdego projektu strategia ma kluczowe znaczenie. Zarządzający ustalają cele, a wykonawcy je realizują. Tutaj ich wkład jest najważniejszy.
Jestem również przekonany, że zarządzający organizacją lub osoba kierująca projektem ma bardzo duże doświadczenie i zna swoją firmę na wylot. Co więcej, zachęcam, aby słuchać takich osób, bo mogą wnieść ogromny wkład w projektowanie biura. Jednak tutaj nasuwa się kolejna kwestia – to, że budowali swoją organizację lub są z nią związani od wielu lat, nie oznacza, że mają najgłębszą wiedzę na temat każdego procesu, działań pracowników czy interakcji między nimi. Dlatego właśnie powinni zatrudniać zewnętrznych konsultantów, przede wszystkim po to, aby czerpać z ich wiedzy i rozeznania rynku.
Mikro-management w takiej sytuacji jak projektowanie biura może zakończyć się niepowodzeniem i przygotowaniem nieefektywnego projektu. Biuro to nie dom, a 5000 m kw. to nie 150 m kw.

Autor:
Wojciech Krupa
Partner zarządzający | SMART M2

Warszawa, 8 lutego 2019