Koniec najmu, redukcja kosztów, wzrost zatrudnienia – czy to jedyne motywacje do relokacji? Jak wyznaczyć cele strategiczne zmiany biura?

Decyzja o przeprowadzce biura powinna być dobrze przemyślana. Taka zmiana to nie tylko projekt operacyjny, ale wieloetapowa rozłożona w czasie transformacja. Warto więc więcej czasu przeznaczyć na jej planowanie, tak żeby potem mniej czasu poświęcić na sprawną realizację. Inaczej ryzykujemy, że całe przedsięwzięcie będzie chaotyczne, bez strategicznej myśli, która może przynieść efekty – nawet na poziomie wzrostu konkurencyjności firmy.
Decyzje o zmianie biura zapadają z różnych powodów. Może to być koniec umowy najmu, poszukiwanie bardziej reprezentacyjnego miejsca czy konieczność redukcji kosztów lub fuzja i wzrost zatrudnienia. W modelowym podejściu – bez względu na przyczyny relokacji – działania powinniśmy rozpocząć przynajmniej rok wcześniej, choć cały proces – od decyzji do ostatecznej przeprowadzki może trwać nawet do dwóch lat. Należy dobrze wykorzystać ten czas, bo szansa jest wyjątkowa i niepowtarzalna, gdyż w efekcie może przynieść zwiększenie konkurencyjności firmy poprzez przestrzeń biurową.
Jeden z moich klientów opowiadał ostatnio, że przygotowuje się do wprowadzenia cross-sellingu wewnątrz swojej organizacji; dziś bowiem każdy z zespołów firmy sprzedaje inny produkt. By wesprzeć tę zmianę zamierzają stworzyć przestrzeń, która będzie pomocna w tego typu sprzedaży. Choć nie do końca jeszcze mają pomysł, jak to zrobić, to już jest to strategiczne myślenie. Zdają sobie bowiem sprawę, że również przestrzeń miejsca pracy może wspierać. W takiej sytuacji pomocne może być na przykład ustalenie: gdzie pracownicy najczęściej spotykają się w firmie oraz w jaki sposób następuje wymiana informacji między nimi.
Warto potraktować rozpoczęcie procesu wyboru biura jak zakup nowego domu czy mieszkania. Wtedy oprócz decyzji w sprawie metrażu czy lokalizacji, wybieramy architekta, który pomoże nam dobrać kolorystykę, meble, rodzaje wykończeń; zaprojektuje dla nas łazienki oraz kuchnię. Często również pomoże przy wyborze mebli do poszczególnych pomieszczeń. Podobnie jest przy przeprowadzce do nowego biura, gdzie korzystne będzie zaproszenie do współpracy workplace managera, który bardziej niż o ulubione kolory zapyta o aktywności wewnątrz firmy: gdzie pracownicy spędzają czas, jak się zachowują, jak pracują, jakie mają problemy, jak wygląda komunikacja, co chcielibyśmy przenieść do nowego biura. Chodzi o to, żeby jak najlepiej dopasować tę nową przestrzeń do naszej organizacji, ale też by zastanowić się nad znalezieniem odpowiedzi na kilka kluczowych pytań, które mogą być początkiem podejścia do projektu nowego biura – jako do zasobu strategicznego organizacji. Jak możemy zwiększyć współpracę i komunikację? Jak poprawić procesy w firmie? Jaka jest misja, wizja i cel naszej organizacji na najbliższe lata? Jak pracownicy i klienci powinni postrzegać nasz brand? Jak zwiększyć konkurencyjność firmy poprzez przestrzeń biurową? Refleksja i odpowiedzi na te i podobne im pytania mogą dać początek innego spojrzenia na biuro.
Rozpoczynając proces przeprowadzki, warto również pamiętać o pracownikach i zaprosić ich do zaangażowania się w cały proces. Ich udział może odbywać się w różnej formie. Mogą to być spotkania i dyskusje, warsztaty, ankiety czy nawet grupy dyskusyjne. To pracownicy najlepiej znają swoją codzienność i swoje najlepsze praktyki i to oni mogą pomóc przenieść je do nowego miejsca. Bez takiego zaangażowania pracowników osoba odpowiedzialna za projekt jest narażona na pretensje od wszystkich niezadowolonych z przeprowadzki i nowego miejsca. Dlatego zapraszamy pracowników IT, HR, PR i marketingu oraz sprzedaży, bo każdy z tych działów posiada cenną wiedzę, która pomoże przy urządzaniu nowej przestrzeni. Dział IT będzie kluczowy, szczególnie w przypadku wprowadzania rozwiązań mobilnych czy coraz mocniejszego trendu BYOD czyli bring your own device. Wybrany model determinuje bowiem m.in. ilość infrastruktury IT. Z kolei zaangażowanie, na tak wczesnym etapie, pracowników działów HR i PR będzie bardzo pomocne przy komunikacji skierowanej do pracowników, o projekcie nowego biura czy też dla wprowadzenia ich do nowej przestrzeni. Z kolei pomoc działów marketingu i sprzedaży może być bardzo ważna przy ustalaniu, co i jak firma powinna komunikować pracownikom i klientom, jak również przy ustalaniu sposobu komunikowania o nowym miejscu, tak by przyciągnąć do firmy nowe talenty.
Różne badania pokazują, że pracownicy skłonni są zamienić nawet inne korzyści proponowane przez pracodawcę tylko po to, by mieć lepszą przestrzeń biurową do pracy. Oznacza to, że atrakcyjność przestrzeni biurowej ma ogromne znaczenie dla obecnych pracowników, jak również dla potencjalnych kandydatów. Biuro może być zatem elementem walki o pracownika, szczególnie dziś, gdy coraz więcej uwagi zwraca się na pozapłacowe benefity. Warto o tym pamiętać rozpoczynając proces zmiany biura i wyznaczając cele strategiczne takiej relokacji. Nie należy jednak szukać biura zgodnie z trendami, gdyż nie zawsze sprawdzą się one w naszej organizacji. Nie każde biuro musi mieć huśtawkę i hamak. Lepiej szukać zgodnie z duchem naszej firmy. Każda firma ma bowiem swoją kulturę pracy, swoją specyfikę pracy i swoje sposoby komunikacji.
Warszawa, 18 czerwca 2018 r.