Przeprowadzka do nowego biura nie musi być stresująca

Eksperci ds. Strategii Środowiska Pracy przygotowują pracowników na zmianę lub rearanżację biura oraz uczą ich, jak je efektywnie użytkować w codziennej pracy. W ten sposób wspierają pracodawcę, zespół projektowy oraz twórcę koncepcji, czyli architekta – mówi Wojciech Krupa, Partner Zarządzający w firmie Smart M2.

Zmiana czy rearanżacja biura może spowodować spore zamieszanie albo nawet kryzys w organizacji, dlatego należy się do tego dobrze przygotować.

Zarządzanie zmianą czyli zespół do zadań specjalnych

I tutaj zaczyna się rola ekspertów ds. Strategii Środowiska Pracy – wspierają pracowników, a co najważniejsze, przygotowują dla architekta wytyczne do projektu biura. Na każdym etapie prac informują pracowników i wyjaśniają, jak będzie wyglądało nowe biuro oraz jak będą korzystać z niego w codziennej pracy. Na stałe zajmuje się tym 2-3-osobowy zespół, który w razie potrzeby wspierają szkoleniowcy i specjalista od sytuacji kryzysowych.
W idealnych warunkach proces zarządzania zmianą zaczyna się już chwilę po podjęciu decyzji o przeprowadzce albo rearanżacji dotychczasowego biura. Często jest to rok przed wyborem architekta, a czasami 2-3 lata przed samą przeprowadzką. To bardzo ważny moment, ponieważ tam, gdzie brakuje profesjonalnego zarządzania informacją, powstają plotki i domysły. Eksperci ds. Strategii Środowiska Pracy wyjaśniają wszystkie zawiłe kwestie, a na warsztatach przeprowadzają symulację pracy w nowym miejscu lub organizują wycieczkę po nowym miejscu pracy.

Dyskretne wsparcie architekta

Zarządzanie zmianą to długotrwały proces, który powinien być prowadzony równolegle z projektowaniem nowych wnętrz. To proces, który wspiera architekta, przygotowując pracowników na zmiany i ucząc ich, jak najefektywniej wykorzystać koncepcję projektanta w codziennej pracy.

Architekt projektuje biuro według wizji uzgodnionej z inwestorem. Powiedzmy, że w nowej przestrzeni pojawiają się strefy relaksu, budki telefoniczne, różnego rodzaju salki konferencyjne, miejsca do nieformalnych spotkań. Tymczasem firma przeprowadza się ze starszego biura, w którym pracownik przypisany był do jednego biurka i miał do dyspozycji jedną czy dwie salki konferencyjne. Pracownicy kompletnie nie potrafią odnaleźć się w nowej sytuacji. Wszystko jest tam inne, panują zupełnie nowe zasady. Dlatego biorąc udział w zmianie biura, specjaliści z takich firm, jak Smart M2 starają się ich na to wszystko przygotować –  z wyczuciem i zrozumieniem potrzeb i problemów.

Warszawa, 26 kwietnia 2018